「手書きの領収書とレシートってどっちがいいの?」
「この領収書って落ちるのかな・・・」

などなど、経費計上するときに大切な領収書ですが、意外と経費として落とすために必要なポイントって把握していないものですよね。
せっかく個人事業主としてフリーになったのに、きちんと領収書で落とせないとどんどん支払うべき税金は大きくなります。

今回は「こうすれば、領収書が落とせるようになる!」という7つのポイントを紹介したいと思います。

そもそも領収書ってどんな意味があるの??

まずは領収書がどういう意味があるのかからおさらいです。

個人事業主として確定申告をする場合、一年間の決算を確定申告書類にまとめて税務署に提出する必要があります。
この時、いろんな売上とか経費を計上して提出するのですが、領収書は「確定申告書類の内容を証明する」ための書類です。

税務署には直接領収書は提出しませんが、

「この経費って本当にお金のやりとりありますか?」
「金額あってますか?」

ということを証明する役割があります。

税務調査が入れば、領収書を厳しくチェックされるので個人事業主にとって領収書はお金に次ぐぐらい重要な書類になります。

落とせる領収書の7つの条件

落とせる領収書について条件をまとめて見ました。
ポイントを絞って解説させていただきますが、まずは気を付けたいポイントを画像で表してみますね。

落とせる領収書

落とせる領収書のポイントまとめ
  1. 大前提!領収書は事業に関連していないとダメ!
  2. 領収書発行の日付が記載されている
  3. 宛名が書いてある
  4. 金額が書いてある
  5. 但し書き(なんのお金なのか)が書いてある
  6. 領収書発行者の氏名住所が書いてある
  7. 5万円以上の場合収入印紙が必要

以上の7つのポイントが領収書をもらうときに大切になってきます。

どれも大切なことなので、一つ一つ解説していきますね。

ポイント1:落とせる領収書の大前提は事業に関連していないとダメ!

細かい領収書の要件もありますが、まずは大前提として「事業にかかわっていることが証明できる領収書」でないと、経費として落とせません。

逆に言えば、事業に関わっていればどんな領収書でも落とすことができます。
もちろん、本当は事業にかかわってないけど、無理やり理由をつけて経費として落とすのは脱税行為に当たるのでNGですよ。

こういった悪意のある経費計上は論外なのですが、意外と見落としがちなのが「証明できる」という点です。

例えばいくら本当に喫茶店で取引先と打合せをしたお茶代の領収書があっても証明ができないと、落とせないのです。

何も書かれていないと、家族でコーヒーを飲みに行ったのか、取引先と打合せをしたのか税務署はわからないですよね?

お茶代ぐらいであれば、そこまで突っ込まれる可能性は低いかもしれませんが、しっかりと議事録などを作成しておいて証明できる体制を整えておくことが大切です。

その上で、ポイント2からは領収書の体裁についてみていきましょう。

ポイント2:領収書発行の日付が記載されている

日付がないと領収書としての体裁が整いません。
必ず日付をつけて作ってもらいましょう。

ポイント3:宛名が書いてある

宛名があることも必要です。
よく上様としての表記が見られますが、きちんと名前が書かれていない領収書は正式にはNGです。税務調査で指摘される場合も考えられるので、しっかりと正式な宛名を書いていただきましょう。

頻繁にやりとりされるので、普段から財布にでも名刺を入れておき、「この宛名で」と見せると不要なやり取りがなくなります。

ちなみに、レシートも領収書として使えますがレシートには宛名が入っていない場合が多いですよね。

  • 小売業
  • バス、鉄道、航空会社などの旅客運送業
  • 旅行に関する事業
  • 飲食業
  • 駐車場

これらに当てはまっている場合は受け取り人の記載は不要とされていますので、宛名が入っていなくても領収書として使うことが出来ます。

ポイント4:金額が書いてある

領収書に金額が記載されていることもポイントです。

ごくまれに白紙の領収書を渡され、「金額は書いておいてください」といわれるときもありますが、そこに自分で金額を記載するのは犯罪なので、きっぱりとお断りしましょう。

税務調査で筆跡鑑定をされることもあるので、「どうせ、バレないから大丈夫でしょ。」という安易な考えは捨ててください。

ポイント5:但し書き(なんのお金なのか)が書いてある

但し書きというのは、記載されているお金が何についてのお金なのかを記載することです。

レシートの場合は品名が記載されているのですが、手書きだとあいまいなので、実は真贋能力としてはレシートの方が上の場合もよくあります。

ポイント6:領収書発行者の氏名住所が書いてある

領収書の発行者の氏名や住所などの記載が必要です。

ポイント7:5万円以上の場合収入印紙が必要

5万円以上の金額の場合収入印紙の貼り付けが必要ですが、実は印紙をつけないといけないルールは発行する側のルールです。

仮に印紙がなくても、受け取り側としては特に問題なく領収書として使うことができますが、道徳上印紙が貼られていない場合はお店側に伝えてあげましょう。

落とせない領収書になっていないかチェック!

以上のところを踏まえてしっかりと、その領収書が落とせる領収書になっているかをチェックしてみてください。

まれに個人商店のようなところで簡易的なレシートが発行されて、発行者の情報も日付も記載されていない場合があります。

もしあなたが領収書のルールを知らないと、経費として落とせなくなってしまいます。

しっかりと受け取るときにこのルールを把握して、領収書としての要件を満たしていない場合は、お店側にきちんと対応してもらうようにしましょう。

個人事業主の領収書保管期限

ちなみに領収書の保存期間もしっかりと規定されているので、捨てずに保管しておいてください。
白色申告と青色申告の場合で保管期限が異なりますので、把握して保管しましょう。

  • 白色申告の場合・・・5年
  • 青色申告の場合・・・7年 ※前々年度の所得が300万円以下の場合、5年

領収書は電子データであっても印刷して紙媒体で保存することが義務付けられています。
紙ということでどうしても5年も保存すると劣化してしまいます。

保管の際は、ケースに入れて紫外線が入らないところに保管し、虫に食われないように防虫剤をケースに入れておきましょう。

領収書に関するギモン

領収書がもらえないときの経費計上

場合によっては領収書がもらえない出費があります。

例えば、取引先のお祝い金や、細かい電車賃など。
こんな時は領収書に代わる「出金伝票」を発行しましょう。

出金伝票としてテンプレートが販売されていることもありますが、量が多くなければ手書きで十分です。
「いつ、いくら、何のお金、どこで使った」ということを記載しておきましょう。

例えば電車賃なら、「〇〇年6月28日、300円、東京~池袋、〇〇社訪問時の交通費として」といったことが書いてあれば大丈夫です。

クレジットで支払った時の経費計上

クレジットで支払った時に領収書がない場合があります。
その時はクレジットカードの利用明細が領収書の代わりに使えますので、利用明細を印刷して保管しておくようにしましょう。

手書きとレシートってどっちがいいの?

手書きの方が領収書っぽいので、手書きの領収書の方が良いと思われがちですが、手書きの場合簡単に改ざんされてしまう可能性もありますので、しっかりと印字されて改ざんが難しいレシートのほうが証拠能力は高いです。

なので、わざわざレシートをもらっているのに、手書きの領収書をもらうのは時間の無駄です。

まとめ

落とせる領収書についてしっかりと把握するのは個人事業主としての役割です。
なるべく払わなくていい税金は払わないでおきたいですよね。

めんどくさい!と思われるかもしれませんが、お金を稼ぐのと同じぐらい経費として上げてお金を守ることも大切なことです。


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