会社や事業の運営を行っている人は毎年必ず確定申告を行う必要があります。個人事業主も同様で、事業内容や事業規模に関わりなく、1年間の売り上げなど会計状況が分かる書類を揃えて確定申告手続きを行わなければなりません。
とはいえ、経理・会計業務は非常に煩雑で毎年のように細かな規則が変更されるため、業務にあまり慣れていない人は書類を作成して入力するだけでも多大の労力を費やすことになってしまうのです。
近年、会計業務に関して悩みを持っている多くの個人事業主から注目を浴びているのが「クラウド会計ソフト」です。クラウド会計ソフトを導入することで、経理・会計をよりスムーズに時短して行えるようになったという人が多数いるようです。
一方で、インストール型の会計ソフトを好む人もいます。どちらを導入しようか悩んでいるという個人事業主は、クラウド会計ソフトの持つメリットデメリットを理解したうえで判断するとよいでしょう。
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クラウド会計ソフトを利用するメリット4つ
1つ目のメリットは「どこからでも会計データへアクセスできる」という点です。
一般的な会計ソフトはPCへインストールする必要があり、その端末の中でデータをすべて管理します。ですから、基本的に会計ソフトがインストールされていない端末ではデータを参照することができません。一方、クラウド会計であれば、管理会社のクラウドサーバーに会計データが保存されており、各種データ処理はブラウザ上で行うことが可能です。
そのため、個人事業主は自分の端末に専用のソフトをインストールする必要がありません。また、アカウント情報とインターネット環境があれば、PCだけでなくスマートフォンやタブレット端末からでもアクセスが可能です。ですから、少し空いた時間に外出先から売り上げ情報を登録することも簡単にできます。
このように、経理・会計業務を行う上で時間を有効活用できるというのはクラウド会計を選ぶ利点ということができるでしょう。
2つ目のメリットは「ソフトの更新が容易である」という点です。
PCにインストールして利用する会計ソフトは、ユーザーが定期的に更新を行う必要があります。一方、クラウド会計であれば、システムの更新はすべてサーバーを管理している会社が行ってくれるので、ユーザーが端末を使って何かをする必要はありません。
年度が替わって確定申告に関する法的なルールが変更されたり、フォーマットが大きく変わったりするというケースは珍しくありません。そうした変更の適用やアップデートもすべて自動的に行われるので大変便利です。ただし、クラウドシステム更新のために時折アクセスできないことがあるので注意しておきましょう。
また、インターネットブラウザのバージョンによってはクラウド会計へアクセスできないことがありますから、対応しているブラウザへ事前にバージョンアップしておくというのも大切なポイントです。
3つ目は「データ連携が簡単にできる」というのもメリットと言えるでしょう。
PCで経理データを管理している場合、経費の支払い情報などはキーボードから逐一入力するというのが一般的です。一方、クラウド会計システムなら、簡単な操作をするだけでスピーディーにネットバンキングやクレジットカードの支払いと連携できるようになっています。
データ連携は毎日自動的に行われ、会計ソフトに取り込んでくれるというのも魅力です。取り込まれたデータは仕分け待ちの状態でストックされているので、それぞれをブラウザ上で「売上」や「支出」などの項目ごとに分類していけば完了です。
ですから、事業用の銀行口座やクレジットカードをクラウド会計と事前に連携させておけば、毎月の収支報告書を作るのがとても容易になるでしょう。
4つ目のメリットは「データを自動的にバックアップしてくれる」という点です。
会計データは非常に重要なものですから、PCへインストールしたソフトで管理している場合は、PCがクラッシュしたときなどを想定して、外付けHDDやUSBメモリーなどでバックアップを取っておくのが一般的です。とはいえ、毎回バックアップを取っておくのはやや面倒な作業となります。
一方、クラウド会計ではクラウドサーバー上で自動的にバックアップが行われているので、ユーザーの側でバックアップを保存しておく必要がありません。これにより、経理業務に関わる工数を減らすことができるわけです。これもクラウド会計を利用する強みと言えるでしょう。
クラウド会計ソフトが持つデメリット・注意点3つ
一方で、クラウド会計の導入にはデメリットもあります。
1つ目は「インターネット環境が不可欠」という点です。
PCにインストールした会計ソフトであれば、ネットに接続していないスタンドアローンであってもデータの処理を行うことができます。一方、クラウド会計はブラウザ上ですべて操作するため、インターネット環境がなければ実質何もすることができません。
そのため、「すぐに会計データを参照したいけれど、ネットが不調で見ることができない」というケースが起こり得るわけです。また、ハイスペックのPCを使用していたとしても、インターネット回線の読み込みスピードが遅いと、その分作業効率も悪くなってしまいます。これはクラウド会計の不利なポイントと言えるでしょう。
2つ目のデメリットは「セキュリティー対策が難しい」という点です。
インストールタイプの会計ソフトであれば、ウイルス対策ソフトやファイアウォールの設定をきちんとすることで堅牢なセキュリティー対策を講じることが可能です。また、経理処理用のPCを必要なとき以外はインターネットへ接続しないことにより、ハッキングなどのリスクを抑えることができるでしょう。
一方、クラウド会計ではインターネット上ですべての作業を行う必要があるため、サイバー攻撃によりアカウント情報を始めとしてデータ漏洩のリスクが常に存在するという点を覚えておきましょう。
3つ目のデメリットは「維持管理費が発生する」という点です。
インストールタイプの会計ソフトは購入時の支払い以外で費用が発生することはまずありません。ソフトのアップデートなどもすべて初期費用に含まれています。一方、大抵のクラウド会計ソフトは利用開始のときだけでなく、毎月利用料金の支払いが発生するのです。
フリーランス向けであれば無料のクラウド会計ソフトも複数あります。一方、青色申告をしている個人事業主向けのソフトはほとんどが有料です。中には、クラウドサーバーへ保存するデータ容量に応じて料金がプラスされるケースもあるので注意しましょう。
多くの個人事業主がクラウド会計ソフトを導入している
すべての個人事業主は業態や業績の内容に関わりなく、会計に関連する事務処理を必ず行わなければなりません。クラウド会計ソフトを導入することで、確定申告用の書類作成を始めとして、さまざまな分野・作業で確実に業務効率がアップします。
そのため、クラウド会計ソフトを試してみた多くの個人事業主が最終的に「結論は使ったほうが楽」と認めています。実際、クラウド会計は導入がとても簡単なので、PCやネットワークに関する専門知識を有していない人でも容易に始めることができますから、「煩雑な経理業務に悩まされる状態を何とかしたい」という人にはおすすめです。
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