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広がりを見せるテレワーク
働き方改革や新型コロナウィルスが猛威を振るったことにより、テレワークという言葉を耳にすることが多くなりました。テレワークは時間や場所にとらわれない就業形態で、労働形態の改革や、多様な働き方の実現をもたらす手段ともいえます。実際に新型コロナウィルス拡大で緊急事態宣言が発令された際、テレワークを経験することになった人もいるのではないでしょうか。
しかし慣れない状況下でテレワークを行うことで、実務においてさまざまなトラブルも噴出しています。テレワークをスムーズに進めるためには、どのような点に気をつけるべきなのでしょうか。また、その対策としてできることにはどのようなことがあるのでしょうか。
そもそもテレワークとは？
テレワークというと、在宅で勤務を連想するかもしれません。しかしテレワークとは厳密に言うと、情報通信技術の利用した、時間や場所にとらわれない働き方を指します。そのため、在宅勤務はその手段の一つにすぎません。テレワークには、在宅勤務に挙げられる自宅利用型テレワークに加え、モバイルワーク、施設利用型テレワークがあります。
モバイルワークとは、パソコンやスマートフォン等を活用する働き方です。取引先や移動中において行うものがあげられます。また施設利用型テレワークは、サテライトオフィス勤務とも言われています。一例としては、レンタルオフィスなど勤務先以外のオフィスで仕事を行う方法があげられます。またいくつかの会社が共同のサテライトを置いてやり取りを行う働き方も、施設利用型テレワークの一つです。
緊急事態宣言下にて外出自粛などが行われると共に、テレワークは大きく広がりを見せました。またテレワークは、オフィスに所属するさまざまな人の労働環境にマッチした働き方とも言えます。例えばケガや育児、介護などの理由によって通勤が難しい人は在宅で仕事を行うことができます。また顧客対応を行う営業職の人なども、モバイルワークを活用することで、部分的に在宅での勤務が可能になるでしょう。
テレワークの普及と利点
働き方改革の一環として取り上げられたテレワークは、新型コロナウィルスの感染拡大を機に導入する企業が一気に増えました。テレワークの導入は、自宅や出張先、シェアオフィスなど、場所にとらわれずに業務取り組むことを可能にしました。またコストの削減や、多様な人材を確保できるという効果も期待されています。
さらにテレワークの効果は、多様な働き方や、新たなビジネスチャンスの創出が実現できるとも言われています。一方従業員にとっても、ラッシュや通勤時間にとらわれることがないので、生産性の向上につながるというメリットもあります。有事での対応としてだけでなく、今後もさまざまな形でテレワークが展開されていくことでしょう。
テレワークにおけるコミュニケーション面の課題
業務効率を考えると、さまざまなメリットが挙げられるテレワークですが、課題もあります。その一つがオンライン上のコミュニケーションです。遠隔地でやり取りを行うテレワークでは、オンライン上でのコミュニケーション力が重視されます。メールをはじめ、チャットツールやWebカメラなど、対面での仕事とは異なる方法でコミュニケーションをとることになります。
日頃からオンラインで仕事を行っている人でも、毎日ほとんどの時間となると、ストレスに感じてしまうこともあるかもしれません。またオンラインツールを使いこなしている人と、そうでない人の間にも、コミュニケーションに差異が生じてしまう可能性もあります。自分は正しく伝えたつもりでいても、相手には正しく伝わっていなかったという事態も考えられるでしょう。
オフィスで仕事をしている時は、直接お互い顔を見ながらやり取りを行うことができました。しかし、オンライン上では顔が見えない場合もあり、細かな情報が正しく伝わらないというトラブルも起こり得ます。
コミュニケーション不足によるトラブル
テレワークのコミュニケーション不足によるトラブルとは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。
たとえば、前述のように意思の疎通がとれない場合、上司から部下への指示内容が正しく伝わらない場合があります。また伝えたつもりでも、レスポンスがないことから、伝わっているのかがわからないというケースも考えられます。
またテレワークでもグループで仕事を行うケースもあります。その際、メンバー間で情報を共有し合い、連携が取れているのかがわからないというケースです。このトラブルは、そのままグループ全体のモチベーションを下げてしまう可能性もあるので、しっかりと対応策を考えなければなりません。
ほかにも、対面で仕事を行う場合、従業員同士の雑談により、コミュニケーションを深められる、というメリットがありました。雑談によって仕事のヒントなどが生まれてくることもあります。しかしテレワークではこのような機会が減るため、従業員同士のコミュニケーションがとりにくいというデメリットもあります。
文章を中心としたやり取りでは、相手の受け取り方次第で、印象やニュアンスが大きく異なってしまうことがあります。こうした問題を踏まえつつ、オンラインにおけるコミュニケーションをより円滑にする方法をより具体的に考えていきましょう。
相手を気づかう「思いやり」がポイント
テレワークとコミュニケーションを考える上でのポイントは「思いやり」です。ビジネスメールでも定型文があるように、テレワークにおいても相手の気持ちを配慮したやり取りが大切になります。
例えば、チャットを利用する場合は、早く・端的なやり取りが求められます。メールと異なりチャットは、即答性を目的としたツールです。そのため、メールのようにかしこまった挨拶や定型文は不要です。何が問題なのか、どういうトラブルが起きているのかということをシンプルに伝えましょう。
一方受け手側も、メッセージに気が付いたらすぐに返信を送ることを心がけましょう。テレワークでのチャットは、オフィス内における会話と同じです。業務上のトラブルに気づいたら早急に連絡をとりましょう。部下からの連絡を受けたら上司は素早く端的にレスポンスを行います。
このやり取りをきちんと行うことで、その後起こり得るトラブルも未然に防ぐことができるでしょう。
明確な目標や成果物を示そう！
もう一つ、オンライン上での上司と部下のやり取りにおいて大切なのが、目標の明確化です。不明確な指示を出してしまった場合、仕事を誤って進めてしまうなど、トラブルがより大きくなってしまいます。
「○○を行わなければならないため、△△を来週の月曜までに行ってほしい」というように、最終目標を具体的に明示しましょう。併せて仕上げるべき成果物についても示すことが大切です。対面で行う業務でも大切なやり取りですが、顔が見えないテレワークでは、より伝えるということに重点を置くようにしましょう。
情報の共有は必須
上司と部下の場合だけでなく、グループで仕事を行う上で大切なのが、情報の共有です。テレワークではそれぞれバラバラの場所で仕事を行います。同じグループであっても、その状況を把握することができません。各自が行っている業務の内容、進捗状況、問題点などは、適宜洗いだす必要があります。
状況によっては、業務の応援や変更が必要となることもあります。グループ内で情報を共有し合うことで、大きなトラブルを未然に防ぐこともできます。「やるべきタスクが漏れていた…」ということを避けることも可能です。対面で仕事ができない状況だからこそ、自分の状況を他の人に具体的に伝えることが求められます。
ほかにも、グループで共有のファイルを作り、オンライン上で見られるようにしておくことも情報共有では重要なポイントです。オンライン上であっても、対面で行っていたコミュニケーションに近い状態を意識した環境を作っていきましょう。
グループチャットを活用して雑談を
前述のように、オフィスでは雑談も必要です。とくに一人で仕事を行うテレワークでは、コミュニケーション不足になりがちです。一人での作業が延々と続いてしまうと、孤独を感じてしまうというという従業員もいるでしょう。そのため業務効率の向上が期待できる半面、生産性や人員のモチベーションを落としてしまうという問題点もあります。
こうしたコミュニケーション不足を打開するためには、雑談用のグループチャットを作っておくという方法があります。このチャットでは、業務とは関係のない会話等を行い、従業員同士が自由にコミュニケーションをとることができるようにします。チャットではなく、グループ通話を用いて直接話をすることも効果的でしょう。
オンオフの区別をつけ、フランクなコミュニケーションをとることは、メンバー間のモチベーションのアップも期待できます。
会社のスタイルにあったテレワークを構築していこう
慣れない状況下でのテレワークは、従業員同士のコミュニケーションに不安を感じてしまいます。上手くコミュニケーションが取れないが故に、対面とは異なるトラブルも起きてしまうかもしれません。特にテレワークを初めて間もない企業などでは、このような問題にぶつかってしまう可能性があります。
大切なのは、離れた場所で仕事をしていても、オフィスワークと同様に、情報を共有することです。また文字だけではなく、ビデオチャットや通話ツールで実際に対話をする時間をつくることも大切です。情報だけでなく、顔や声などお互いの実際の様子も「見える化」することは、コミュニケーション不足を解消するカギとなるでしょう。
またモチベーションの向上と維持にも繋がります。様々なツールを活用し工夫を凝らすことによって、会社独自のテレワークスタイルを提案するのもいいかもしれません。
テレワークの思わぬリスク
しかし情報通信技術を活用した働き方だからこそ、注意しなければならないこともあります。それがセキュリティ面のリスクです。オフィスなどの限定された空間では、従業員同士が情報を共有し、漏えいしてはいけない情報を守ることが可能です。しかしテレワークではそうした空間的な壁が取り外されるため、セキュリティ面においてさまざまなリスクが生じる可能性があります。
その最たる例が、情報の漏えいです。自宅でインターネット環境を利用して仕事をする時に、自宅のネットワークから会社のネットワークに繋げる場面があるかもしれません。もしも自宅でのネットワークのセキュリティが不十分な場合、接続中に情報が漏えいしてしまうかもしれません。さらに漏れてしまった情報が他者の目に留まった場合は、それらが改ざんされるリスクも考えなければなりません。
また企業のパソコンには、たいていの場合セキュリティパッチが適用されています。しかし自宅のパソコンを利用している場合、その安全対策が不十分な可能性もあります。うっかりコンピュータウィルスに浸食され、自身のパソコンから情報流出してしまうというリスクもあるかもしれません。
さらに、テレワークの特徴である場所を選ばない働き方によって、自宅以外で作業を行うこともあるでしょう。そうした場合、利用しているノートパソコンやタブレットといった端末が、紛失や盗難被害にあってしまうリスクも考えられます。盗難などがあった場合も、情報流出の危険などが予想されます。
このように、テレワークを行う上では情報セキュリティの取り扱いについて、十分に注意する必要があります。トラブルを避けるためには、セキュリティを管理する側と、情報を利用する側がそれぞれ注意しなければならないことがあります。
管理者が気をつける情報セキュリティ対策
情報セキュリティにおけるトラブルを回避し、円滑なテレワークを行うには、社内でガイドラインを策定することが大切です。個人情報の保護や社外に漏れてはいけない情報などをあらかじめ管理し、その取扱いを定める必要があります。
テレワークの準備を進める段階で、端末を貸与する場合は、所在や利用者の管理を十分に行うことが重要です。誰がどの端末を所持しているのかというのは、社内の誰がその情報を保有しているのかということとイコールします。利用者の管理を徹底することで、端末そのものだけでなく、社内の情報資産の紛失・盗難も防ぐようにしましょう。
また端末の貸与を行う場合は、マルウェア対策も欠かせません。最新のウイルス対策ソフトをインストールし、OSやソフトウェアのバージョンについても最新のものを保つことが大切です。業務外のWebサイトの閲覧や不必要なソフトウェアを利用することができないよう、あらかじめ端末も設定しておきましょう。
もしも外部サービスを利用する場合は、情報漏洩のことも考慮したルールが大切です。社内秘情報に関する業務では扱わないなど、あらかじめ定めておくこと、トラブルを未然に回避できるでしょう。万一何らかのトラブルが発生してしまった場合に備え、迅速に対応できる体制づくりを事前に整えることも大切です。
不正アクセス防止対策も忘れずに
もう一つ、管理者が情報セキュリティにおいて注意しなければならないのが、不正アクセスに関する対策です。テレワークによってリモートで作業を行う場合、不正アクセスが行われるリスクも高くなります。いつでもログが監視できる体制を整えることや、社内システムにアクセスする際は、規定の方法を定めるようにしましょう。
同時に不必要なアクセスができないようにすることも大切です。重要な情報は限定的な環境でしか利用できないようにするなど、アクセス制限を行い、不正利用を未然に防ぎましょう。
テレワーク従業員が気をつけること
テレワークでの情報セキュリティ対策では、個人の意識改革も重要です。とくにテレワーク利用者が気をつけることは、会社が保有している情報資産を自ら責任を持つということです。具体的には、機密性が高いデータをやり取りする場合は、暗号化を徹底するといった方法が挙げられます。出張先やシェアオフィスなど、第三者がいる空間で作業する場合も、のぞき見防止フィルターを使うなど、周辺環境を意識しましょう。
また、家庭内でネットワーク回線を利用する場合は、ルーターのパスワードを初期設定のまま使用しないことも対策の一つです。社内システムにアクセスする場合も、必ずパスワードを強固なものにし、使いまわしができないようにしましょう。
情報セキュリティ管理にも活用したいチェックリスト
今後働き方の多様化が進む中で、テレワークだからこそ可能になる業務も出てくる可能性があります。それに伴い、これまで導入に踏み込んでこなかった企業も、テレワークを実施することが考えられます。しかし、ゼロからテレワークの導入を行う場合、さまざまな準備が必要になります。
「どのような手配が必要なのか」、「セキュリティ上の管理はどうすればいいのか」といった問題も噴出するでしょう。従業員数が少ない中小企業では、専任の担当者が確保できない場合もあるでしょう。こうした状況を踏まえて総務省では、「テレワークセキュリティに関する手引き（チェックリスト）」を公表しています。
チェックリストには、テレワークの導入に必要なセキュリティ対策や注意事項が、細かくまとめられています。テレワークを進める際、最低限の情報セキュリティの確保は必須条件です。こうしたチェックリストも活用しながら、安全かつ円滑なテレワークを進められるようにしましょう。
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